PRIMERO. OBJETIVOS Y PRINCIPIOS GENERALES

APTOS TALENTO HUMANO S.A.S., en adelante La Empresa, domiciliada en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Calle 106 # 18 A – 06, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, que regulan el Régimen General de Protección de Datos Personales con el objeto de “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en datos o archivos, los demás derechos, libertades y derechos constitucionales” adopta las siguientes directrices, que busca proteger tales derechos y datos personales y cualquier otro tipo de información que sea utilizada o que repose en nuestra base de datos o archivos. Por medio de este documento se establecen los criterios para obtener, recolectar, usar, tratar, procesar, intercambiar, transferir y transmitir los datos personales y establecer las responsabilidades de La Empresa  y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. El objetivo fundamental de estas directrices, es la protección a aquellas personas que en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las laborales y comerciales, sean éstas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la Empresa, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y que deberá permitir al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.

SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las directrices contenidas en este documento, tendrán aplicación a los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de La Empresa y que sean objeto de tratamiento por la misma. Su aplicación es obligatoria para todas las personas que tengan un vínculo laboral, civil, comercial o de cualquier índole con la Empresa, encargadas de desarrollar actividades que involucre total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de la información, que está bajo la responsabilidad de La Empresa.

TERCERO. DEFINICIONES

Para la interpretación y cumplimiento adecuado de los parámetros fijados en el presente Documento, se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizados de datos personales que sean objeto de tratamiento.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas naturales que permita identificarlas, y que se encuentren registrados en una base de datos que los haga susceptibles de tratamiento. Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran, entre otros, aquellos incluidos en el Registro Civil.
5. Dato Personal Público: Es aquel calificado como tal, por la Constitución y la Ley, o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relacionados con el estado civil de las personas, profesión u oficio, información del registro mercantil depositado en las Cámaras de Comercio.
6. Dato Personal Semiprivado: Aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la Sociedad en general, como entre otros, el referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relacionados con las entidades de Seguridad Social.
7. Dato Personal Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular del dato, tales como el salario, libros de contabilidad etc.
8. Dato Personal Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9. Encargada del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que realice el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
10. Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir los datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
11. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que decida sobre la base de datos y el tratamiento.
12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, así como las personas jurídicas cuando los datos de las personas naturales que la conforman se vean involucrados.
13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
15. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 CUARTO. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En virtud de la Ley 1581 de 2012 se aplicarán los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

1. a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.
2. b) Principio de finalidad
3. c) Principio de libertad
4. d) Principio de veracidad o calidad
5. e) Principio de transparencia
6. f) Principio de acceso y circulación restringida
7. g) Principio de seguridad
8. h) Principio de confidencialidad

QUINTO. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa en su condición de titular de los datos. Este derecho se podrá ejercer cuando se trate de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de autorización otorgada a la Empresa, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley.
3. Ser informado por la Empresa, previa solicitud, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La Empresa deberá poner a disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.

SEXTO. DEBERES DE APTOS TALENTO HUMANO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Son deberes de la Empresa cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas datas;
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando oportunamente al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento está previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
11. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SÉPTIMO. AUTORIZACIÓN

El tratamiento de datos personales por parte de Aptos Talento Humano S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Los obligados a cumplir este reglamento deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. El Titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que la Aptos Talento Humano S.A.S., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas, y acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de actividades, con sujeción a la confidencialidad de la información.

Tratándose de niños, niñas y adolescentes, el tratamiento de datos personales está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y se cumpla con los siguientes requisitos:

• El tratamiento debe responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
• Exista autorización del Representante Legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que se valorará teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entendimiento.

El consentimiento del Titular no será necesario, cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

OCTAVO. DATOS PERSONALES SENSIBLES

Aptos Talento Humano S.A.S. en desarrollo de su objeto social, recolecta y accede a datos sensibles de sus empleados en misión, para garantizarles el derecho al empleo. Para los efectos del tratamiento de los Datos Personales Sensibles, La Empresa obtendrá la correspondiente autorización de los Titulares y cumplirá con las siguientes obligaciones:

1. Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Informar al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
3. Abstenerse de condicionar actividades, a que el Titular suministre Datos Sensibles.

 NOVENO. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento de los datos personales y sensibles de los niños, niñas y adolescentes, Aptos Talento Humano asegurará el respeto a sus derechos prevalentes, ejerciendo un especial cuidado y una responsabilidad reforzada, e implementando procedimientos que garanticen que solo el personal altamente calificado e idóneo, acceda a ellos.

Garantizar los derechos fundamentales y respetar el interés superior de menores, guiara las políticas de tratamiento que adopte la Empresa.

 DÉCIMO. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorga la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados o almacenados en la base de datos.

DÉCIMO PRIMERO. EVENTOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública o en casos de urgencia médica o sanitaria.
3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DÉCIMO SEGUNDO. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

La Empresa dispondrá de los medios tecnológicos o físicos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

DÉCIMO TERCERO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

En cualquier momento los titulares pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no tengan un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico como se señala a continuación:

Empleados en misión:
Área: Gestión Humana
Correo electrónico: gestionhumana@aptostalentohumano.com.co
Número Telefónico: 4750483 – 6289028

Personal administrativo y de soporte:
Área: Gestión Humana
Correo Electrónico: gestionhumana@aptostalentohumano.com.co
Número Telefónico: 6289028 – 7033116

Proveedores internos o externos
Área: Gerencia
Correo electrónico: gerencia@aptostalentohumano.com.co
Número Telefónico: 7033116

DÉCIMO CUARTO. AVISO DE PRIVACIDAD

La Empresa al momento de recolectar los datos personales, comunicará al Titular, en forma verbal o escrita o a través de la página web www.aptostalentohumano.com.co o cualquier medio electrónico, las políticas del tratamiento de la información, o por medio de un aviso de privacidad que deberá contener la información a que se refiere el Artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.

 DÉCIMO QUINTO. DEL DERECHO DE ACCESO

El titular podrá acceder a su información personal que se objetó de tratamiento por parte de Aptos Talento Humano, así como las condiciones y generalidades en que se está efectuando. La Empresa pondrá a disposición de los titulares y de las personas legitimadas para ejercer el derecho de acceso, sin costo alguno, los respectivos datos personales, por lo menos una vez al mes y cuando existan modificaciones sustanciales de las de las políticas de tratamiento de la información. Dando cumplimiento a lo anterior, el titular podrá:

1. Conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. Acceder a los datos personales en posesión del responsable.
3. Conocer la finalidad que justifica el tratamiento.

DÉCIMO SÉXTO. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Empresa.
2. Por las causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad).
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

DÉCIMO SÉPTIMO. PROCEDIMIENTOS

• Atención de consultas

Los titulares, o sus causahabientes podrán solicitar a través de los correos electrónicos indicados en numeral Décimo Cuarto, la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de la Empresa. En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atendrá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

• Atención de Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico gestionhumana@aptostalentohumano.com.co, en cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos o físicos que le permitan identificarse.
• Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico mencionado anteriormente y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

La Empresa tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones y realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa, la supresión y eliminación de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
3. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DÉCIMO OCTAVO. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

El Titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la Empresa tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la Empresa, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

La empresa, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, o administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

1. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
2. Para cumplir con procesos jurídicos.
3. Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia.
4. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
5. Para proteger nuestras operaciones.
6. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
7. Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los datos y perjuicios que nos puedan afectar.

DÉCIMO NOVENO: MEDIDAS DE SEGURIDAD

Aptos Talento Humano S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y cuenta con normas de seguridad informática que garantizan la integralidad, confidencialidad veracidad y disponibilidad de los datos conforme a la autorización dada por su titular.

La Empresa informa que tiene ubicados, en sus instalaciones, medios de video de vigilancia con fines de fortalecer la seguridad de sus empleados en misión y personal administrativo, y la dotación de la estructura. La información recolectada en los medios de video podrá ser empleada como prueba ante las autoridades judiciales y administrativas, cumpliendo las normas legales que regulan la materia. El sistema de video se utilizará respetando y protegiendo el derecho a la intimidad personal.

 VIGÉSIMO. VIGILANCIA

El área encargada de velar por el cumplimiento de la Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los datos personales adoptado por Aptos Talento Humano es Gestión Humana.

VIGÉSIMO SEGUNDO. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Aptos Talento Humano se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, actualización que se comunicará a los titulares de datos a través de la página web antes de su implementación.

La presente directriz está vigente desde el (01) de enero de dos mil diecisiete (2017) y fue actualizada el día 01 del mes Junio del año 2017.